دبیرخانه پنجمین جشنواره سراسری دانشگاهی هنرهای دیجیتال هکاتم، از خرداد ماه سال ۱۳۹۸ با انتخاب دبیر جشنواره، سرکار خانم فریما یداللهی از سوی شورای سیاست‌گذاری جشنواره، با تعیین مسئولین کارگروه‌ها و اعضا آغاز به کار کرد. و مینا نصوحی مسئول کارگروه دبیرخانه، احسان یوسفی مسئول کارگروه روابط‌عمومی، احمد رضایی مسئول کارگروه تدارکات و پشتیبانی، امیرحسین